الرئيسية
أحدث الصور
من طرف تعريفه :
يقوم باستنساخ البيانات كخطاب مثلاً وطباعتها مضيفاً إليها المرسل إليهم كل على حدة.
وبالمثال يتضح المقال :
تخيل عزيزي القارئ الكريم أن لديك رسالة مكونة من صفحة واحدة مثلاً وتريد إرسالها إلى أصدقائك البالغ عددهم 20 صديقاً وفياً ، فبالطريقة التقليدية ستقوم بالآتي :
1- كتابة الرسالة كاملة وتنسيقها .
2- كتابة اسم الصديق الأول وعنوانه ( رقم الهاتف ، البريد الألكتروني ، العمل ) ثم تقوم بنسخها ثم لصقها عشرين مرة .
3- تقف عند اسم الصديق في النسخة الثانية وتغير اسمه للصديق الثاني وعنوانه أيضاً ، وهكذا للبقية .
ستقول هذه عملية سهلة ، إذن لماذا كل هذا الضجيج ، ولكن تأمّل ، إنهم عشرون صديقاً فقط أي عشرون نسخة !
مثال آخر :
طلب منك مدير المدرسة طباعة شهادة شكر وتقدير للعاملين في المدرسة من معلمين وإداريين أو شهادة شكر وتقدير للطلاب البالغ عددهم 500 طالب ، ستقوم بالخطوات السابقة ولكن ستقف عند الخطوة رقم 3 السابقة خمسمائة مرة ، هذا يعني أنك لو وقفت عند كل واحد نصف دقيقة ستمضي أكثر من 4 ساعات متواصلة في إنجازها .
ربما تقول سأصبر وأتحمل فالهمة العالية لا تعرف الكلل ولا الملل ، حسناً ، ولكن تأمل ، إنهم خمسمائة فقط !
مثال ثالث :
لو طلب منك أن تقوم بطباعة شهادة كالسابقة ولكن لجامعة من الجامعات وعلى وجه السرعة ، فماذا ستفعل ؟ وأنت تعرف أن طلاب الجامعة تكون أعدادهم بالآلاف .
لذا ، فإن الطريقة اليدوية لا تخدمك أبداً في مثل هذا ، وستتعب وتتعب والفائدة المرجوة قليلة جداً في مقابل الجهد الذي قمت به . أما مع دمج المراسلات فالأمر مختلف جداً ، إن دمج المراسلات يقوم بالعملية بدلاً عنك وأنت تشرب فنجاناً من الشاي الممزوج بالنعناع الحساوي ما عليك إلا أن تفعل الآتي :
1- كتابة الرسالة وتنسيقها .
2- كتابة الأسماء والعناوين في جدول في Word أو في معالج دمج المراسلات ، أو في قاعدة بيانات آكسس مثلاً ، هذا إذا لم تكن موجودة مسبقاً .
ثم يأتي دور دمج المراسلات ليقوم معالجه بإنشاء النسخ وكتابة الأسماء والعناوين لكل نسخة ، لتكون النتيجة في مثال الخطاب الذي افترضناه قبل قليل ، عدداً من النسخ بعدد الموظفين والمعلمين والطلاب ... الخ ، كل باسمه وعنوانه بالإضافة إلى أي بيانات أردتها .
بالنسبة لطلاب الجامعات ومدارس وزارة التربية والتعليم ، كذلك الإدارت الحكومية ، وكذلك الشركات ، فالأمر سهل جداً جداً ، ستجد الأسماء قد سبق إدخالها في قواعد بيانات ، ما عليك إلا تنسيق المستند ثم استخدام دمج المراسلات ، ولن تتجاوز العملية ثلاث دقائق في أسوأ الحالات .
ما رأيك ؟!
أليس دمج المراسلات أفضل بكثير من قضاء أربع ساعات بل أيام في شيء غير ذي بال ؟
حديثي هذا إلى كل من يتعامل مع word ولا يعرف البرمجة ، أما المبرمجون فإنهم يستطيعون عمل ذلك بكل سهولة من خلال برامجهم فالدمج البريدي فيه شيء من مفهوم البرمجة ، فما عليهم إلا أن يقوموا بـ :
1- كتابة المستند وتنسيقه .
2- وضع إشارات مرجعية أو جدول أو إنشائه من خلال الكود .
3- استخدام DAO أو ADO للوصول إلى الأسماء في قاعدة البيانات ومن ثم إرسالها إلى المستند المنسق وطباعتها من هناك عن طريق VB .
لا تشغل نفسك بمعرفة DAO وADOإن لم يكن لديك عزم بتعلم البرمجة .
من أين يأخذ معالج دمج المراسلات بياناته :
يأخذ معالج دمج المراسلات بياناته من :
إدخال مباشر في حقول معالج دمج المراسلات .
من جدول في Word .
من جدول أو استعلام في قاعدة بيانات ، Access مثلاً .
وغير ذلك كالإكسل والملفات النصية ... الخ
طريقة عمل دمج المراسلات :
بعد أن تنتهي من تنسيق المستند حتى تصل إلى الشكل المطلوب ، حينها تبدأ باستخدام المعالج .
من قائمة أدوات ثم دمج المراسلات أو اضغط بالتتابع من اليمين لليسار المفاتيح التالية ت + د + Alt سيفتح word نافذة مساعد دمج المراسلات ستجد أنها تحتوي على ثلاث خطوات مرقمة .
يتبع ..........................
يقوم باستنساخ البيانات كخطاب مثلاً وطباعتها مضيفاً إليها المرسل إليهم كل على حدة.
وبالمثال يتضح المقال :
تخيل عزيزي القارئ الكريم أن لديك رسالة مكونة من صفحة واحدة مثلاً وتريد إرسالها إلى أصدقائك البالغ عددهم 20 صديقاً وفياً ، فبالطريقة التقليدية ستقوم بالآتي :
1- كتابة الرسالة كاملة وتنسيقها .
2- كتابة اسم الصديق الأول وعنوانه ( رقم الهاتف ، البريد الألكتروني ، العمل ) ثم تقوم بنسخها ثم لصقها عشرين مرة .
3- تقف عند اسم الصديق في النسخة الثانية وتغير اسمه للصديق الثاني وعنوانه أيضاً ، وهكذا للبقية .
ستقول هذه عملية سهلة ، إذن لماذا كل هذا الضجيج ، ولكن تأمّل ، إنهم عشرون صديقاً فقط أي عشرون نسخة !
مثال آخر :
طلب منك مدير المدرسة طباعة شهادة شكر وتقدير للعاملين في المدرسة من معلمين وإداريين أو شهادة شكر وتقدير للطلاب البالغ عددهم 500 طالب ، ستقوم بالخطوات السابقة ولكن ستقف عند الخطوة رقم 3 السابقة خمسمائة مرة ، هذا يعني أنك لو وقفت عند كل واحد نصف دقيقة ستمضي أكثر من 4 ساعات متواصلة في إنجازها .
ربما تقول سأصبر وأتحمل فالهمة العالية لا تعرف الكلل ولا الملل ، حسناً ، ولكن تأمل ، إنهم خمسمائة فقط !
مثال ثالث :
لو طلب منك أن تقوم بطباعة شهادة كالسابقة ولكن لجامعة من الجامعات وعلى وجه السرعة ، فماذا ستفعل ؟ وأنت تعرف أن طلاب الجامعة تكون أعدادهم بالآلاف .
لذا ، فإن الطريقة اليدوية لا تخدمك أبداً في مثل هذا ، وستتعب وتتعب والفائدة المرجوة قليلة جداً في مقابل الجهد الذي قمت به . أما مع دمج المراسلات فالأمر مختلف جداً ، إن دمج المراسلات يقوم بالعملية بدلاً عنك وأنت تشرب فنجاناً من الشاي الممزوج بالنعناع الحساوي ما عليك إلا أن تفعل الآتي :
1- كتابة الرسالة وتنسيقها .
2- كتابة الأسماء والعناوين في جدول في Word أو في معالج دمج المراسلات ، أو في قاعدة بيانات آكسس مثلاً ، هذا إذا لم تكن موجودة مسبقاً .
ثم يأتي دور دمج المراسلات ليقوم معالجه بإنشاء النسخ وكتابة الأسماء والعناوين لكل نسخة ، لتكون النتيجة في مثال الخطاب الذي افترضناه قبل قليل ، عدداً من النسخ بعدد الموظفين والمعلمين والطلاب ... الخ ، كل باسمه وعنوانه بالإضافة إلى أي بيانات أردتها .
بالنسبة لطلاب الجامعات ومدارس وزارة التربية والتعليم ، كذلك الإدارت الحكومية ، وكذلك الشركات ، فالأمر سهل جداً جداً ، ستجد الأسماء قد سبق إدخالها في قواعد بيانات ، ما عليك إلا تنسيق المستند ثم استخدام دمج المراسلات ، ولن تتجاوز العملية ثلاث دقائق في أسوأ الحالات .
ما رأيك ؟!
أليس دمج المراسلات أفضل بكثير من قضاء أربع ساعات بل أيام في شيء غير ذي بال ؟
حديثي هذا إلى كل من يتعامل مع word ولا يعرف البرمجة ، أما المبرمجون فإنهم يستطيعون عمل ذلك بكل سهولة من خلال برامجهم فالدمج البريدي فيه شيء من مفهوم البرمجة ، فما عليهم إلا أن يقوموا بـ :
1- كتابة المستند وتنسيقه .
2- وضع إشارات مرجعية أو جدول أو إنشائه من خلال الكود .
3- استخدام DAO أو ADO للوصول إلى الأسماء في قاعدة البيانات ومن ثم إرسالها إلى المستند المنسق وطباعتها من هناك عن طريق VB .
لا تشغل نفسك بمعرفة DAO وADOإن لم يكن لديك عزم بتعلم البرمجة .
من أين يأخذ معالج دمج المراسلات بياناته :
يأخذ معالج دمج المراسلات بياناته من :
إدخال مباشر في حقول معالج دمج المراسلات .
من جدول في Word .
من جدول أو استعلام في قاعدة بيانات ، Access مثلاً .
وغير ذلك كالإكسل والملفات النصية ... الخ
طريقة عمل دمج المراسلات :
بعد أن تنتهي من تنسيق المستند حتى تصل إلى الشكل المطلوب ، حينها تبدأ باستخدام المعالج .
من قائمة أدوات ثم دمج المراسلات أو اضغط بالتتابع من اليمين لليسار المفاتيح التالية ت + د + Alt سيفتح word نافذة مساعد دمج المراسلات ستجد أنها تحتوي على ثلاث خطوات مرقمة .
يتبع ..........................